Steuerliche Voraussetzungen bei elektronischen Kassen
Beim Einsatz von Registrier- oder PC-Kassensystemen muss der Steuerpflichtige
für eine sachgerechte und insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
gewährleistende Struktur und Organisation seiner Aufzeichnungen sorgen.
Er ist für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzungen
selbst verantwortlich. Eine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Kassen
besteht nicht.
Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen – spätestens seit
dem 1.1.2017 – alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen,
während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – jederzeit verfügbar,
unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar – aufbewahrt werden.
Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen
Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung)
vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass originär digitale
Daten (wie die Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger
(z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Der Grundsatz
der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit
auch für Daten elektronischer Kassen.
Bitte beachten Sie! Ältere Kassensysteme (z. B. elektronische Registrierkassen
mit Papier- oder elektronischem Journal ohne Möglichkeit zur Einzeldatenspeicherung)
erfüllen die oben genannten Vorgaben nicht und dürfen damit nicht
mehr eingesetzt werden. Organisationsunterlagen und Daten der "Alt-Kassen"
sind weiterhin für steuerliche Zwecke während der Dauer der Aufbewahrungsfrist
vorzuhalten. Grundsätzlich wird empfohlen, neben dem Vorgenannten auch
die "Alt-Kasse" weiterhin aufzubewahren.